Een goed idee ontwikkelen kost tijd, geld en aandacht. Voor kleine en middelgrote bedrijven kan subsidie of fiscaal voordeel helpen om een innovatieproject haalbaarder te maken. Toch zijn regelingen niet uitwisselbaar. De ene regeling richt zich op eigen technische ontwikkeling, terwijl een andere juist past bij samenwerking of het inschakelen van kennis. Wie vooraf goed kijkt naar doel, fase en werkzaamheden van een project, voorkomt dat veel tijd wordt gestoken in een regeling die uiteindelijk niet aansluit.
Begin bij de inhoud
De eerste vraag is niet hoeveel subsidie beschikbaar is, maar wat je precies gaat doen. Ontwikkel je zelf nieuwe programmatuur, een product of een productieproces? Werk je samen met andere bedrijven aan een vernieuwing? Of heb je vooral externe kennis nodig om een volgende stap te zetten?
Maak het project eerst concreet. Beschrijf het probleem, de beoogde oplossing, de technische of organisatorische onzekerheden en de werkzaamheden die nodig zijn. Daarmee ontstaat een basis voor zowel de planning als de keuze voor een passende regeling.
Kijk naar de fase van innovatie
Niet ieder innovatieproject bevindt zich in dezelfde fase. Soms staat een idee nog aan het begin en moet eerst worden onderzocht of de technische of commerciële richting haalbaar is. In andere gevallen is al duidelijk wat ontwikkeld moet worden en begint het echte speur- en ontwikkelingswerk.
Juist dat verschil is belangrijk bij oriënteren op subsidies. Een regeling kan gericht zijn op onderzoek en samenwerking, terwijl een andere ondersteuning biedt tijdens eigen technische ontwikkeling. Het helpt daarom om vooraf vast te stellen wat al bekend is en welke onzekerheden nog moeten worden opgelost.
MIT voor innovatie in het mkb
Voor mkb-bedrijven die aan innovatie werken, kan de MIT-subsidie relevant zijn. Binnen de MIT bestaan verschillende instrumenten die innovatie ondersteunen. Zo zijn er mogelijkheden rond R&D-samenwerking en het inschakelen van kennis. Welke route past, hangt af van het soort project en de voorwaarden van de betreffende openstelling. Controleer daarom altijd welke onderdelen op dat moment beschikbaar zijn en via welk loket een aanvraag moet worden ingediend.
Let op samenwerking en rollen
Wanneer meerdere ondernemingen samen aan een innovatieproject werken, is alleen een goed technisch idee niet voldoende. Ook rollen, kosten en verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn.
Leg bijvoorbeeld vooraf vast:
- welke partij welke werkzaamheden uitvoert
- welke kennis of middelen iedere deelnemer inbrengt
- hoe kosten en projectresultaten worden verdeeld
- wie verantwoordelijk is voor planning en administratie
Dat helpt niet alleen bij een aanvraag, maar voorkomt ook discussie tijdens de uitvoering.
WBSO voor eigen ontwikkelwerk
Wanneer een onderneming zelf technisch nieuwe producten, productieprocessen of programmatuur ontwikkelt, kan de WBSO-subsidie in beeld komen. De WBSO werkt via een fiscaal voordeel voor speur- en ontwikkelingswerk. Daarbij moet het project planmatig worden uitgevoerd en kan alleen ondersteuning worden aangevraagd voor toekomstige S&O-werkzaamheden.
Een goede omschrijving van technische knelpunten is daarom belangrijk. Het gaat niet alleen om wat je wilt bouwen of verbeteren, maar ook om welke technische problemen tijdens de ontwikkeling nog moeten worden opgelost.
Houd administratie vanaf de start bij
Bij innovatieregelingen horen vrijwel altijd voorwaarden rond administratie en verantwoording. Wacht daarmee niet tot het project maanden onderweg is.
Spreek vooraf af wie uren, werkzaamheden, kosten en belangrijke projectwijzigingen bijhoudt. Dat maakt het eenvoudiger om later te laten zien wat daadwerkelijk is uitgevoerd. Bovendien geeft actuele administratie het projectteam zelf beter inzicht in voortgang en afwijkingen.
Kijk naar timing
Een goed project kan alsnog buiten een regeling vallen wanneer de aanvraag te laat wordt gedaan. Controleer daarom ruim voor de start welke aanvraagperioden gelden en vanaf welk moment werkzaamheden mogen beginnen.
Dat is zeker belangrijk bij de WBSO, omdat alleen toekomstige S&O-activiteiten kunnen worden aangevraagd. Bij MIT kunnen aanvraagperioden en beschikbare instrumenten per jaar en onderdeel verschillen. Maak subsidieoriëntatie daarom onderdeel van de projectvoorbereiding en niet van de laatste financiële controle.
Laat de regeling niet het project bepalen
Subsidies en fiscale voordelen kunnen een nuttige bijdrage leveren, maar een innovatieproject moet ook zonder optimistische aannames over ondersteuning inhoudelijk sterk zijn. Reken daarom vooraf door welke eigen investering nodig blijft en hoeveel capaciteit het project vraagt.
Wie begint bij het doel, de ontwikkelfase en de werkzaamheden, kan vervolgens veel gerichter beoordelen welke regeling past. Zo wordt subsidie geen zoektocht naar beschikbaar geld, maar een financieringsinstrument dat aansluit op een innovatieproject dat al goed doordacht is.